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Good practice

i.AI Redbox (Royaume-Uni) — Analyse documentaire IA open source pour fonctionnaires

United Kingdom · London · See the United Kingdom profile

L'i.AI du Cabinet Office britannique a développé Redbox, chatbot RAG open source pour interroger des documents via un LLM. Déployé auprès de 6.000+ agents dans 3 ministères ; économie médiane 2 h/semaine. Mis hors service en 2025 au profit d'outils d'IA commerciaux.

6,000+ civil servants
Fonctionnaires desservis sur l'ensemble du cycle de vie
2000 users
Utilisateurs actifs parmi les fonctionnaires (February 2025)
~150 new users/week
Croissance hebdomadaire des utilisateurs actifs (February 2025)
150000 chats
Conversations prises en charge sur l'ensemble du cycle de vie
1.3 million messages
Messages traités sur l'ensemble du cycle de vie
7000 documents
Documents traités (February 2025)
80 %
Utilisateurs signalant une amélioration de la qualité du travail (user survey, n=282)
89 %
Utilisateurs signalant un gain de temps (user survey, n=282)
2 hours/week
Gain de temps médian estimé par utilisateur (user survey, n=282)
56
Net Promoter Score (user survey, n=282)

Details

Maturity
Discontinued
Promoter
UK Cabinet Office / Incubator for Artificial Intelligence (i.AI)
Period
2023–2025
Keywords
civil service, document analysis, generative AI, public administration

Context

Redbox est un chatbot de génération augmentée par récupération (RAG) développé par l'Incubator for Artificial Intelligence (i.AI) du gouvernement britannique, une unité du Cabinet Office. Il permettait aux fonctionnaires de charger des courriers, notes de synthèse, comptes rendus, transcriptions de discours et documents de politique publique et de les interroger en langage naturel, en recevant des réponses résumées avec des citations directes vers les documents sources. L'outil a été mis en pilote à partir de fin 2023 et tire son nom des mallettes rouges utilisées pour transporter les documents ministériels.

Objectives

Redbox visait à aider les fonctionnaires à interroger de grands volumes de documents de politique publique plus efficacement grâce à un assistant d'IA générative, tout en gardant les réponses vérifiables grâce à des citations directes vers le matériel source. Cette fonctionnalité de citation a été explicitement conçue pour rendre les hallucinations visibles et vérifiables par les utilisateurs, répondant à une préoccupation majeure de confiance liée à l'IA générative dans l'administration publique.

Activities

Redbox a été déployé au Cabinet Office, au 10 Downing Street et au Department for Science, Innovation and Technology (DSIT), des registres de transparence algorithmique ayant ensuite été publiés sur GOV.UK pour les déploiements du DSIT et du Department for Business and Trade (DBT). L'ensemble du code source a été publié en open source sur GitHub. En février 2025, la plateforme comptait 2 000 utilisateurs actifs parmi les fonctionnaires, avec une croissance d'environ 150 par semaine, et ce même mois, elle a traité 7 000 documents, notamment des évaluations de subventions, des factures et des documents de politique publique.

Results

Sur l'ensemble de son cycle de vie, Redbox a servi plus de 6 000 fonctionnaires, en prenant en charge 150 000 conversations et en traitant 1,3 million de messages. Une enquête auprès des utilisateurs (n=282) a révélé que 80% estimaient que Redbox avait amélioré la qualité de leur travail et que 89% déclaraient qu'il leur avait fait gagner du temps, avec une économie médiane estimée à 2 heures par semaine ; le Net Promoter Score qui en résulte, 56, était supérieur au seuil « excellent » de 50.

Conclusions

En 2025, i.AI a annoncé l'arrêt de Redbox après que le Cabinet Office a consolidé son utilisation sur des services d'IA d'entreprise commerciaux (Microsoft Copilot et Google Gemini) proposés à l'ensemble du gouvernement. i.AI a publié une rétrospective publique identifiant cinq enseignements tirés de la création puis de l'arrêt de l'outil, notamment la nécessité d'aligner les outils d'IA souveraine sur les stratégies ministérielles avant de les déployer à grande échelle — un bilan public rare et honnête d'un projet d'IA gouvernemental.

Implementation

Indicative cost
Medium (€50k–€500k) — No published budget figures were found; the tool was built and operated in-house by a dedicated government AI unit (i.AI) and released as open-source software across three departments over roughly two years — a conservative medium cost-band estimate.
Time to results
Medium (1–3 years) — Piloted from late 2023, scaled through 2024 and early 2025 to 6,000+ users, then discontinued in 2025 — a lifecycle of roughly two years.
Staffing & skills
Built and operated by the UK Government's Incubator for Artificial Intelligence (i.AI), a dedicated unit within the Cabinet Office, Deployed and supported across the Cabinet Office, 10 Downing Street, and the Department for Science, Innovation and Technology (DSIT)

Conditions for success

  • Publishing algorithmic transparency records and citation-linked answers to build user trust and public accountability
  • Open-sourcing the codebase on GitHub to allow scrutiny and potential reuse

Common failure modes

  • Failure to align sovereign, in-house AI tooling with departmental strategy before scaling, as identified in i.AI's own retrospective
  • Availability of commercial enterprise AI services (Microsoft Copilot, Google Gemini) reduced the case for continued investment in a bespoke tool, leading to discontinuation in 2025

Where it fits

Governance type
national government / central government unit
Scale
3 departments, 6,000+ civil servants
Income level
high-income (UK)

Data sources

Where this practice's information was retrieved from, and when.

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