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Good practice

i.AI Redbox do Reino Unido — Análise de Documentos com IA para Funcionários Públicos

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O i.AI do Cabinet Office do Reino Unido criou o Redbox, chatbot RAG de código aberto para consulta de documentos políticos por LLM. Implementado em 6.000+ funcionários em 3 organismos, poupou mediana de 2 h/semana. Descontinuado em 2025 com a adoção de IA empresarial.

6,000+ civil servants
Funcionários públicos servidos ao longo do ciclo de vida completo
2000 users
Utilizadores ativos da função pública (February 2025)
~150 new users/week
Crescimento semanal de utilizadores ativos (February 2025)
150000 chats
Conversas suportadas ao longo do ciclo de vida completo
1.3 million messages
Mensagens processadas ao longo do ciclo de vida completo
7000 documents
Documentos processados (February 2025)
80 %
Utilizadores que reportaram melhoria na qualidade do trabalho (user survey, n=282)
89 %
Utilizadores que reportaram poupança de tempo (user survey, n=282)
2 hours/week
Poupança mediana de tempo estimada por utilizador (user survey, n=282)
56
Net Promoter Score (user survey, n=282)

Details

Maturity
Discontinued
Promoter
UK Cabinet Office / Incubator for Artificial Intelligence (i.AI)
Period
2023–2025
Keywords
civil service, document analysis, generative AI, public administration

Context

O Redbox é um chatbot de geração aumentada por recuperação (RAG) desenvolvido pelo Incubator for Artificial Intelligence (i.AI) do Governo do Reino Unido, uma unidade do Cabinet Office. Permitia aos funcionários públicos carregar cartas, briefings, atas, transcrições de discursos e documentos de política e consultá-los em linguagem natural, recebendo respostas resumidas com citações diretas para os documentos de origem. A ferramenta foi lançada em fase piloto a partir do final de 2023 e o seu nome remete para as pastas vermelhas usadas para transportar documentos ministeriais.

Objectives

O Redbox visava ajudar os funcionários públicos a interrogar grandes volumes de documentos de política de forma mais eficiente através de um assistente de IA generativa, mantendo os resultados verificáveis através de citações diretas para o material de origem. Esta funcionalidade de citação foi concebida explicitamente para tornar as alucinações visíveis e verificáveis pelos utilizadores, respondendo a uma preocupação central de confiança relativa à IA generativa na administração pública.

Activities

O Redbox foi implementado no Cabinet Office, no número 10 de Downing Street e no Department for Science, Innovation and Technology (DSIT), tendo sido posteriormente publicados registos de transparência algorítmica no GOV.UK para as implementações do DSIT e do Department for Business and Trade (DBT). O código-fonte completo foi disponibilizado como open source no GitHub. Em fevereiro de 2025, a plataforma contava com 2.000 utilizadores ativos da função pública, crescendo cerca de 150 por semana, e nesse mesmo mês processou 7.000 documentos, incluindo avaliações de subsídios, faturas e documentos de política.

Results

Ao longo do seu ciclo de vida completo, o Redbox serviu mais de 6.000 funcionários públicos, suportando 150.000 conversas e processando 1,3 milhões de mensagens. Um inquérito a utilizadores (n=282) revelou que 80% consideraram que o Redbox melhorou a qualidade do seu trabalho e 89% afirmaram que lhes poupou tempo, com uma poupança mediana estimada de 2 horas por semana; o Net Promoter Score resultante de 56 situou-se acima do limiar de 'excelente' de 50.

Conclusions

Em 2025, o i.AI anunciou a descontinuação do Redbox depois de o Cabinet Office ter consolidado a sua utilização em serviços de IA empresariais comerciais (Microsoft Copilot e Google Gemini) disponibilizados a nível governamental. O i.AI publicou uma retrospetiva pública que identifica cinco lições retiradas da criação e do encerramento da ferramenta, incluindo a necessidade de alinhar as ferramentas de IA soberana com as estratégias departamentais antes de as escalar — um raro balanço final honesto de um projeto de IA governamental.

Implementation

Indicative cost
Medium (€50k–€500k) — No published budget figures were found; the tool was built and operated in-house by a dedicated government AI unit (i.AI) and released as open-source software across three departments over roughly two years — a conservative medium cost-band estimate.
Time to results
Medium (1–3 years) — Piloted from late 2023, scaled through 2024 and early 2025 to 6,000+ users, then discontinued in 2025 — a lifecycle of roughly two years.
Staffing & skills
Built and operated by the UK Government's Incubator for Artificial Intelligence (i.AI), a dedicated unit within the Cabinet Office, Deployed and supported across the Cabinet Office, 10 Downing Street, and the Department for Science, Innovation and Technology (DSIT)

Conditions for success

  • Publishing algorithmic transparency records and citation-linked answers to build user trust and public accountability
  • Open-sourcing the codebase on GitHub to allow scrutiny and potential reuse

Common failure modes

  • Failure to align sovereign, in-house AI tooling with departmental strategy before scaling, as identified in i.AI's own retrospective
  • Availability of commercial enterprise AI services (Microsoft Copilot, Google Gemini) reduced the case for continued investment in a bespoke tool, leading to discontinuation in 2025

Where it fits

Governance type
national government / central government unit
Scale
3 departments, 6,000+ civil servants
Income level
high-income (UK)

Data sources

Where this practice's information was retrieved from, and when.

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