evidoria

← Back to browse

Good practice

HKPilot et HKMeeting — Les outils d'IA générative de Hong Kong pour la rédaction de documents et les comptes rendus de réunions de la fonction publique

Hong Kong · Hong Kong · See the Hong Kong profile

Le Digital Policy Office de Hong Kong et le centre de recherche HKGAI ont créé HKPilot (rédaction/traduction de documents) et HKMeeting (comptes rendus générés par IA) pour les fonctionnaires : la participation est passée de 800 agents dans 20 bureaux (nov. 2024) à environ 50 000 dans 100 services d'ici 2026, bien que les autorités affirment ne disposer d'aucune donnée d'efficacité à ce jour.

800 officers across 20+ bureaux/departments
Fonctionnaires participant au projet pilote (November 2024)
~50,000 officers across ~100 departments
Fonctionnaires participant au projet pilote (March 2026 (as reported))
235 HK$ million
Dépense divulguée pour le centre HKGAI (cumulative; covers HKGAI centre incl. HKChat and infrastructure, not isolated to HKPilot/HKMeeting)
HKPilot et HKMeeting — Les outils d'IA générative de Hong Kong pour la rédaction de documents et les comptes rendus de réunions de la fonction publique

Details

Maturity
Scaling
Promoter
Digital Policy Office, Government of the Hong Kong SAR, with the Hong Kong Generative AI Research and Development Center (HKGAI)
Period
2024–2026 (pilot, ongoing)
Keywords
generative AI, civil service productivity, document drafting, meeting transcription, digital government

Context

Le Digital Policy Office de Hong Kong, créé en 2025 par la fusion de l'Office of the Government Chief Information Officer et de l'Efficiency Office, teste depuis 2024 deux outils internes d'IA générative destinés aux fonctionnaires : HKPilot, pour la rédaction, la traduction et la synthèse de documents officiels dans le registre juridico-administratif bilingue (chinois/anglais) de Hong Kong, et HKMeeting, pour la production de comptes rendus de réunion par IA. Les deux outils ont été développés avec le Hong Kong Generative AI Research and Development Center (HKGAI), un laboratoire financé par InnoHK créé en octobre 2023 par cinq universités de Hong Kong sous la direction de HKUST. Aucun des deux outils n'est destiné aux citoyens ; ils sont distincts du chatbot public du gouvernement, HKChat.

Objectives

Réduire la charge administrative liée à la rédaction, la traduction, la synthèse de documents et la prise de comptes rendus pour les fonctionnaires, à l'aide d'un grand modèle de langage adapté au registre juridico-administratif bilingue de Hong Kong.

Activities

Le projet pilote a débuté avec environ 800 agents répartis dans plus de 20 bureaux et départements en novembre 2024, avant de s'étendre à plus de 70 départements d'ici avril 2025, selon des réponses écrites au Conseil législatif.

Results

Des chiffres cités par le gouvernement et rapportés par la presse en mars 2026 évaluent la participation à près de 50 000 fonctionnaires répartis dans environ 100 départements. La dépense totale divulguée pour le centre HKGAI — couvrant le développement du modèle, HKChat et l'infrastructure, sans se limiter à HKPilot/HKMeeting — s'élève à environ 235 millions de HK$. Cependant, des responsables ont indiqué directement au Conseil législatif qu'aucune donnée n'existe encore sur les gains de temps, la réduction des coûts ou les gains d'efficacité issus du projet pilote : l'adoption s'est accélérée rapidement, mais la mesure des résultats n'a pas suivi le même rythme.

Conclusions

Ce cas illustre une adoption rapide d'outils internes au sein d'une fonction publique, qui devance la propre capacité du gouvernement à mesurer si cette adoption génère effectivement des gains d'efficacité.

Implementation
Indicative cost
High (€500k–€5M) — Disclosed cumulative expenditure on the HKGAI centre (model development, HKChat and infrastructure) is about HK$235 million; this figure is not isolated to HKPilot/HKMeeting specifically, so 'high' is a conservative reading pending a tool-specific cost breakdown.
Time to results
Medium (1–3 years) — Pilot running since November 2024 and still expanding as of the most recent 2026 reporting — over a year of active rollout with no stated end date.
Staffing & skills
Digital Policy Office, Government of the Hong Kong SAR (formed 2025 from merger of GCIO and Efficiency Office), Hong Kong Generative AI Research and Development Center (HKGAI), an InnoHK-funded lab run by a five-university consortium led by HKUST

Conditions for success

  • A dedicated, purpose-built LLM tuned for Hong Kong's bilingual (Chinese/English) legal-administrative register, rather than a generic off-the-shelf model
  • University-government research partnership (HKGAI) supplying the underlying model
  • Rapid cross-departmental rollout backed by Legislative Council reporting and political visibility

Common failure modes

  • Officials have confirmed to the Legislative Council that no time-savings, cost-reduction or efficiency data exists yet, despite scaling to tens of thousands of users
  • Total disclosed spend (HK$235m) is bundled across the whole HKGAI centre, so tool-specific cost-effectiveness cannot be assessed
  • Adoption scale has outpaced outcome measurement, creating a risk of continued expansion without evidence of impact

Where it fits

Governance type
territorial/special administrative region civil service
Scale
territory-wide civil service (multi-department)
Income level
high income

Data sources

Where this practice's information was retrieved from, and when.

Attachments

Similar practices you may find useful