Magic Notes — l'assistant d'IA générative du St Helens Borough Council pour la rédaction des EHCP et des évaluations de soins

Le système anglais des Education, Health and Care Plans (EHCP) — les documents statutaires définissant le soutien apporté aux enfants ayant des besoins éducatifs particuliers — connaît des retards croissants à l'échelle nationale, de nombreux conseils peinant à achever les évaluations dans le délai légal de 20 semaines. Le St Helens Borough Council, dans le Merseyside, a testé de novembre 2024 à janvier 2025 un outil d'IA générative de prise de notes et de rédaction de rapports appelé Magic Notes (développé par l'éditeur Beam) pour aider les travailleurs sociaux à rédiger leurs rapports plus rapidement.

Pendant le pilote, 17 praticiens des services d'ergothérapie et d'aide sociale aux adultes et aux enfants ont utilisé Magic Notes pour transformer des conversations enregistrées, des documents et des notes manuscrites en projets d'évaluations et de comptes rendus de dossier, y compris des EHCP. Le conseil a fait état d'une économie hebdomadaire moyenne d'environ 3,7 heures par praticien et de rapports soumis 71 % plus vite qu'auparavant.

À la suite du pilote, St Helens a déployé Magic Notes auprès de 450 agents de terrain. Au moment de la mise à jour publiée par le conseil, le personnel avait réalisé plus de 5 000 enregistrements, et 28 praticiens avaient utilisé la fonction « Reports » de l'outil pour rédiger 249 EHCP.

Ces chiffres proviennent du compte rendu publié par le conseil lui-même ; aucune évaluation auditée de manière indépendante des résultats propres à St Helens n'a été trouvée. Une évaluation méthodologiquement indépendante du même produit Beam au Kent County Council — utilisant le NICE Evidence Standards Framework, pour des évaluations d'aide sociale aux adultes plutôt que des EHCP — a validé une réduction moyenne plus prudente, mais tout de même notable, de 48 % du temps administratif, ainsi qu'une amélioration de la qualité des échanges, passant de 6,8/10 à 9,1/10. Cette validation externe du même outil rend plausibles les gains autodéclarés de St Helens, sans les confirmer directement.