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L'essai ChatGPT de Yokosuka — Le premier déploiement municipal du Japon pour le travail administratif

Japon · Yokosuka · Voir le profil de Japon

En avril 2023, Yokosuka est devenue la 1ère ville japonaise à ouvrir ChatGPT à 4 000 employés pour les tâches quotidiennes. Un essai d'un mois a fait économiser 10 min/jour par employé, bien que la moitié du personnel doutât de sa précision — la ville l'a adopté quand même.

10 minutes
Réduction minimale du temps quotidien par employé (April 2023 (one-month trial))
4,000 employees
Employés couverts par l'essai (April 2023)
~50 %
Employés insatisfaits de l'exactitude de ChatGPT (April 2023 trial survey)
L'essai ChatGPT de Yokosuka — Le premier déploiement municipal du Japon pour le travail administratif

Détails

Maturité
Established
Promoteur
Yokosuka City Government (Kanagawa Prefecture)
Période
April 2023 – ongoing (formally adopted June 2023)
Mots-clés
municipal government, generative AI, administrative efficiency

Contexte

Yokosuka est une ville de la préfecture de Kanagawa, au Japon, confrontée à une population en déclin et vieillissante ainsi qu'à une diminution du nombre d'agents publics. En avril 2023, elle est devenue la première municipalité japonaise à ouvrir ChatGPT à la quasi-totalité de ses effectifs, soit environ 4 000 employés, pour les tâches administratives quotidiennes, notamment la rédaction de bulletins d'aide sociale, la synthèse de documents, la relecture et la condensation de comptes rendus de réunion.

Objectifs

La ville souhaitait tester si un outil d'IA générative à usage général pouvait réduire le temps consacré par les employés aux tâches administratives de rédaction et de documentation courantes, dans un contexte de tension sur les effectifs lié au déclin démographique. L'essai ciblait spécifiquement des tâches quotidiennes telles que la rédaction, la synthèse, la relecture et la condensation de comptes rendus de réunion, plutôt qu'un cas d'usage unique et restreint.

Activités

Le gouvernement municipal de Yokosuka a mené un essai d'un mois en avril 2023, au cours duquel ChatGPT a été mis à la disposition de la quasi-totalité des effectifs municipaux (environ 4 000 employés) pour leur travail administratif quotidien. Les employés ont utilisé l'outil pour rédiger des bulletins d'aide sociale, synthétiser des documents, relire des textes et condenser des comptes rendus de réunion, et la ville a interrogé les employés sur leur expérience de l'outil.

Résultats

L'évaluation propre de la ville, rapportée par le Japan Times et Japan Today, a montré que ChatGPT réduisait le temps de travail d'au moins 10 minutes par employé et par jour lorsqu'il était déployé à l'échelle de l'ensemble des effectifs. Cependant, environ la moitié des employés interrogés se sont déclarés insatisfaits de l'exactitude des réponses de ChatGPT, soulignant le manque de fiabilité de l'outil pour les tâches exigeant de la précision.

Conclusions

Malgré les préoccupations concernant l'exactitude soulevées par environ la moitié des employés interrogés, le gouvernement de Yokosuka a jugé que l'effet net de l'essai était positif et a formellement adopté ChatGPT pour ses opérations administratives en juin 2023. L'essai est devenu un cas de référence largement cité par d'autres municipalités et préfectures japonaises qui ont ensuite mené leurs propres essais d'IA générative.

Mise en œuvre
Coût indicatif
Medium (€50k–€500k)
Délai jusqu’aux résultats
Short (< 1 year)
Personnel et compétences
Yokosuka City Government (Kanagawa Prefecture) coordinated and promoted the trial citywide, Nearly the full municipal workforce (~4,000 employees) participated as end users across administrative functions

Conditions de réussite

  • Scoping ChatGPT use to well-defined, repetitive administrative tasks (drafting, summarising, proofreading, condensing meeting minutes) rather than open-ended use
  • Collecting direct employee feedback via a survey before deciding on wider adoption
  • Willingness to proceed to adoption despite mixed employee trust in the tool's accuracy, based on the city's own judgement of net positive impact

Modes d’échec courants

  • About half of surveyed staff distrusted the accuracy of ChatGPT's outputs, a risk for tasks requiring precision

Où cela s’applique

Type de gouvernance
municipal government
Échelle
single municipality, citywide workforce (~4,000 employees)
Niveau de revenu
high-income (Japan)

Sources de données

D'où proviennent les informations de cette pratique, et quand.

Pièces jointes

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