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Buena práctica Importada

Copilot 365 en Ontario — Ganancias de Productividad Socavadas por la «IA en la Sombra» y la Formación Omitida

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El uso semanal de Copilot Chat por 15.000+ funcionarios de Ontario ahorró casi 3h/semana cada uno, pero el Auditor General de la provincia halló que la herramienta autorizada cubría solo el 6% del uso de IA (94% en sitios no autorizados) y solo el 3% estaba capacitado.

15,000+ employees/week
Usuarios semanales activos del Copilot Chat autorizado (late 2025)
55,000 employees
Total de funcionarios públicos alcanzados por la implementación
~3 hours/week
Ahorro medio semanal de tiempo por empleado (autoinformado)
120,000+
Visualizaciones de página del portal (by late 2025)
6 %
Porcentaje del uso de IA del personal en la plataforma autorizada (April–August 2025)
94 %
Porcentaje del uso de IA del personal en herramientas externas no autorizadas (April–August 2025)
3 % (1,800 of 55,000)
Personal que completó la formación obligatoria de Uso Responsable de la IA (by August 2025)
Copilot 365 en Ontario — Ganancias de Productividad Socavadas por la «IA en la Sombra» y la Formación Omitida

Detalles

Madurez
En expansión
Promotor
Government of Ontario / Ontario Public Service
Período
2024 (pilot) – ongoing; Auditor General audit report May 2026
Palabras clave
generative AI, Microsoft 365 Copilot, public-sector productivity, AI governance, shadow IT

Contexto

Ontario implementó Microsoft 365 Copilot Chat a través de un portal 'InsideOPS' para unos 55.000 funcionarios públicos, registrando el mayor uso de Copilot entre los gobiernos canadienses. A finales de 2025, más de 15.000 usuarios semanales generaron más de 120.000 visualizaciones de página, y el ministro Stephen Crawford informó de un ahorro medio semanal de casi tres horas por empleado, con una meta de aumento de productividad del 20%.

Resultados

Un informe especial del Auditor General de Ontario (mayo de 2026), que examinó el uso de IA entre abril y agosto de 2025, encontró que la plataforma autorizada Copilot Chat representaba solo alrededor del 6% del uso total de IA por parte del personal, mientras que las herramientas externas no autorizadas representaban el 94%. Solo unos 1.800 de los 55.000 empleados (aproximadamente el 3%) habían completado la formación obligatoria de Uso Responsable de la IA para agosto de 2025.

Conclusiones

El caso es mixto: las afirmaciones de ahorro de tiempo/productividad de la herramienta autorizada son autoinformadas por el ministro, pero la magnitud del uso de IA no autorizada ('shadow AI') y la brecha de formación fueron confirmadas de forma independiente por el Auditor General, revelando una falla de gobernanza junto con las afirmaciones de productividad.

Implementación
Coste indicativo
Alto (500 000 €–5 M€) — Microsoft 365 Copilot Chat licensing at tens-of-thousands-of-seats scale, likely representing a substantial recurring cost, though no figures were published.
Tiempo hasta resultados
Medio (1–3 años) — Pilot from 2024, expanding through 2025; independent Auditor General audit covering April–August 2025 published May 2026.
Personal y competencias
Ontario Public Service digital/IT team operating the InsideOPS portal, Office of the Auditor General of Ontario (independent audit function)

Condiciones para el éxito

  • Sanctioned, secure platform (Microsoft 365 Copilot Chat) made available through a dedicated internal portal
  • Mandatory Responsible Use of AI training programme (though completion lagged)

Modos de fallo comunes

  • Only ~6% of actual staff AI usage ran through the sanctioned tool; 94% used unsanctioned external sites, creating documented data-governance risk
  • Only ~3% of staff completed mandatory AI training by the audit period
  • Productivity-savings figures are self-reported by government, not independently audited

Dónde encaja

Tipo de gobernanza
sub-national (provincial) government
Escala
large provincial public service (~55,000 staff)
Nivel de ingresos
high income (Canada)

Habitualmente financiado por

National / regional programmes

Vías de financiación indicativas para prácticas de este tipo: compruebe siempre las convocatorias vigentes y las reglas de elegibilidad de cada programa.

¿Usted implementa esta práctica? Reivindíquela — los implementadores verificados obtienen un contacto público en la página y pueden proponer correcciones.

Fuentes de datos

De dónde se obtuvo la información de esta práctica, y cuándo.

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