Magic Notes — o assistente de IA generativa do St Helens Borough Council para a redação de EHCP e avaliações de cuidados

O sistema inglês de Education, Health and Care Plan (EHCP) — os documentos estatutários que definem o apoio a crianças com necessidades educativas especiais — tem enfrentado atrasos crescentes a nível nacional, com muitos conselhos municipais a terem dificuldade em concluir as avaliações dentro do prazo legal de 20 semanas. O St Helens Borough Council, em Merseyside, testou entre novembro de 2024 e janeiro de 2025 uma ferramenta de IA generativa de transcrição e redação de relatórios chamada Magic Notes (desenvolvida pela empresa Beam) para ajudar os técnicos a redigir relatórios mais depressa.

Durante o piloto, 17 profissionais das áreas de Terapia Ocupacional e de Ação Social para Adultos e Crianças usaram o Magic Notes para transformar conversas gravadas, documentos e notas manuscritas em rascunhos de avaliações e registos de casos, incluindo EHCP. O conselho reportou uma poupança média semanal de cerca de 3,7 horas por profissional e relatórios submetidos 71% mais depressa do que antes.

Após o piloto, o St Helens alargou o Magic Notes a 450 funcionários da linha da frente. À data da atualização publicada pelo conselho, os funcionários tinham feito mais de 5.000 gravações, e 28 profissionais tinham usado a função "Reports" da ferramenta para redigir 249 EHCP.

Estes números provêm do relato publicado pelo próprio conselho; não foi encontrada nenhuma avaliação auditada de forma independente sobre os resultados específicos do St Helens. Uma avaliação metodologicamente independente do mesmo produto da Beam no Kent County Council — usando o NICE Evidence Standards Framework, para avaliações de cuidados sociais a adultos em vez de EHCP — validou uma redução média mais conservadora, mas ainda assim relevante, de 48% no tempo administrativo, e uma melhoria na qualidade das conversas, de 6,8/10 para 9,1/10. Essa validação externa da mesma ferramenta dá plausibilidade aos ganhos autorreportados pelo St Helens, sem os confirmar diretamente.