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Boa prática Importada

Magic Notes — A Ferramenta de IA de Swindon Reduz o Tempo Administrativo do Trabalho Social em Mais de Metade

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Evidência: Observacional / pré-pós Top 12% 80/100 · Pergunte a Evidence Copilot sobre esta prática

O Conselho Municipal de Swindon testou o Magic Notes, ferramenta de IA da Beam, com 19 assistentes sociais em 184 reuniões em 2024, reduzindo o tempo das avaliações da Care Act de 90 para 35 minutos e a redação de relatórios de quatro horas para 90 minutos; a ferramenta é agora usada por 85 conselhos no Reino Unido.

19 social workers
Assistentes sociais no ensaio de Swindon (Apr–Jul 2024)
184 meetings
Reuniões abrangidas no ensaio (Apr–Jul 2024)
90 → 35 minutes
Tempo médio de avaliação, antes/depois (2024)
4 hours → ~90 minutes
Tempo médio de redação de relatórios, antes/depois
44–50%
Redução de tempo administrativo na implementação em Ealing (2024)
100+ social workers
Assistentes sociais abrangidos na implementação em Ealing
4.26 out of 5
Pontuação média de satisfação dos utilizadores
85 councils
Conselhos municipais do Reino Unido a utilizar o Magic Notes (late 2024)
Magic Notes — A Ferramenta de IA de Swindon Reduz o Tempo Administrativo do Trabalho Social em Mais de Metade

Detalhes

Maturidade
Em expansão
Promotor
Swindon Borough Council
Período
2024–present
Palavras-chave
social care, public administration, case management

Contexto

O Conselho Municipal de Swindon testou o Magic Notes, uma ferramenta de transcrição por IA criada pela empresa britânica de tecnologia social Beam, entre abril e julho de 2024, para ajudar os assistentes sociais com a carga administrativa de redigir avaliações e relatórios.

Objetivos

O ensaio pretendia testar se a transcrição gerada por IA e as notas de casos redigidas automaticamente poderiam reduzir o tempo que os assistentes sociais gastam em avaliações ao abrigo do Care Act, avaliações de capacidade mental e relatórios relacionados, mantendo sempre um revisor humano no processo.

Atividades

Dezanove assistentes sociais utilizaram o Magic Notes em 184 reuniões para transcrever automaticamente conversas e redigir notas de casos e relatórios, sendo todos os resultados revistos por uma pessoa antes de entrarem no registo do caso.

Resultados

O ensaio reduziu o tempo médio de avaliação de 90 para 35 minutos e o tempo de redação de relatórios de quatro horas para cerca de 90 minutos; uma implementação relacionada em Ealing registou reduções de 44-50% no tempo administrativo entre mais de 100 assistentes sociais, a satisfação média dos utilizadores foi de 4,26 em 5 nos conselhos participantes no ensaio, e Swindon assegurou um novo contrato de seis meses com a Beam após o piloto.

Conclusões

Os profissionais também relataram problemas de precisão — suposições injustificadas sobre as necessidades dos utentes, nomes mal escritos ou repetidos, e dificuldades em reuniões de casos com várias pessoas — sublinhando a necessidade de revisão humana, embora a ferramenta se tenha entretanto espalhado a 85 conselhos municipais do Reino Unido, incluindo Barnet, Camden, Kingston, Peterborough e Oxfordshire.

Implementação
Custo indicativo
Baixo (< 50 mil €)
Tempo até resultados
Médio (1–3 anos)
Equipa e competências
19 Swindon Borough Council social workers (trial participants), Beam (UK welfare-tech vendor), human reviewers signing off AI-drafted case notes before they enter the case record

Condições de sucesso

  • Mandatory human-in-the-loop review before any AI output enters a case record
  • A follow-on contract with the vendor after the pilot
  • Use across genuine Care Act and Mental Capacity Assessment meetings to test real workloads

Modos de falha comuns

  • Unwarranted assumptions about service users' needs
  • Misspelled or repeated names
  • Difficulty handling multi-person case meetings

Habitualmente financiado por

National / regional programmes

Vias de financiamento indicativas para práticas deste tipo — verifique sempre os avisos abertos e as regras de elegibilidade de cada programa.

Implementa esta prática? Reivindique-a — implementadores verificados obtêm um contacto público na página e podem propor correções.

Fontes de dados

De onde foi obtida a informação desta prática, e quando.

Anexos

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