Magic Notes: el asistente de IA generativa del St Helens Borough Council para la redacción de EHCP y evaluaciones asistenciales

El sistema inglés de Planes de Educación, Salud y Cuidados (EHCP) — los documentos legales que establecen el apoyo para niños con necesidades educativas especiales — se ha enfrentado a crecientes retrasos nacionales, con muchos ayuntamientos luchando por completar las evaluaciones dentro del plazo legal de 20 semanas. El Ayuntamiento de St Helens, en Merseyside, puso a prueba entre noviembre de 2024 y enero de 2025 una herramienta de toma de notas y redacción de informes con IA generativa llamada Magic Notes (creada por el proveedor Beam) para ayudar a los gestores de casos a redactar informes más rápido.

En el piloto, 17 profesionales de Terapia Ocupacional y de Servicios Sociales para Adultos y Niños usaron Magic Notes para convertir conversaciones grabadas, documentos y notas manuscritas en borradores de evaluaciones y notas de caso, incluidos EHCP. Tras el piloto, St Helens implementó Magic Notes para 450 miembros del personal de primera línea. Para el momento de la actualización publicada por el ayuntamiento, el personal había realizado más de 5.000 grabaciones, y 28 profesionales habían usado la función 'Reports' de la herramienta para redactar 249 EHCP.

El ayuntamiento reportó un ahorro medio semanal de aproximadamente 3,7 horas por profesional e informes presentados un 71% más rápido que antes. Estas cifras provienen del propio informe publicado por el ayuntamiento; no se encontró ninguna evaluación auditada de forma independiente de los resultados específicos de St Helens. Una evaluación metodológicamente independiente del mismo producto de Beam en el Kent County Council — utilizando el NICE Evidence Standards Framework, para evaluaciones de servicios sociales de adultos en lugar de EHCP — validó una reducción media más conservadora pero aún significativa del 48% en el tiempo administrativo, y una mejora en las calificaciones de calidad de la conversación de 6,8/10 a 9,1/10.

Esa validación externa de la misma herramienta subyacente otorga plausibilidad a las ganancias autorreportadas de St Helens sin confirmarlas directamente; las propias cifras de St Helens siguen siendo métricas de proceso autorreportadas, sin datos publicados sobre resultados para los niños, tasas de apelación o calidad de los planes EHCP.