Magic Notes: el asistente de IA generativa del St Helens Borough Council para la redacción de EHCP y evaluaciones asistenciales

El sistema inglés de Education, Health and Care Plan (EHCP) —los documentos estatutarios que establecen el apoyo a niños con necesidades educativas especiales— ha sufrido retrasos crecientes a nivel nacional, con muchos ayuntamientos que no logran completar las evaluaciones dentro del plazo legal de 20 semanas. El St Helens Borough Council, en Merseyside, probó entre noviembre de 2024 y enero de 2025 una herramienta de IA generativa de transcripción y redacción de informes llamada Magic Notes (desarrollada por la empresa Beam) para ayudar a los gestores de casos a redactar informes con mayor rapidez.

Durante el piloto, 17 profesionales de Terapia Ocupacional y de Servicios Sociales para Adultos y Niños usaron Magic Notes para convertir conversaciones grabadas, documentos y notas manuscritas en borradores de evaluaciones y notas de caso, incluidos EHCP. El ayuntamiento reportó un ahorro semanal medio de unas 3,7 horas por profesional y la presentación de informes un 71% más rápida que antes.

Tras el piloto, St Helens implantó Magic Notes entre 450 empleados de primera línea. En el momento de la actualización publicada por el ayuntamiento, el personal había realizado más de 5.000 grabaciones, y 28 profesionales habían usado la función "Reports" de la herramienta para redactar 249 EHCP.

Estas cifras proceden del propio informe publicado por el ayuntamiento; no se encontró ninguna evaluación auditada de forma independiente sobre los resultados específicos de St Helens. Una evaluación metodológicamente independiente del mismo producto de Beam en el Kent County Council —utilizando el NICE Evidence Standards Framework, para evaluaciones de atención social a adultos en lugar de EHCP— validó una reducción media más conservadora, pero aún relevante, del 48% en el tiempo administrativo, junto con una mejora en la calidad de las conversaciones, de 6,8/10 a 9,1/10. Esa validación externa de la misma herramienta da plausibilidad a las ganancias autorreportadas por St Helens, sin confirmarlas directamente.